Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja käsittelijä

IT-Elmeri Solutions Oy, Y-tunnus 3669029-3, Kuopio. Tietosuoja-asioissa yhteyttä voi ottaa osoitteeseen tietosuoja@it-elmeri.fi.

Kun organisaatio käyttää jotakin palveluamme, se on palveluun tallentamiensa henkilötietojen rekisterinpitäjä ja me käsittelemme tietoja sen lukuun. Käyttäjätilien, kirjautumislokien, yhteydenottojen ja asiakassuhteiden osalta rekisterinpitäjä on IT-Elmeri Solutions Oy.

Mitä tietoja käsittelemme

• Yhteydenotot. Kun otat yhteyttä lomakkeella, sähköpostilla tai puhelimella: nimi, organisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viestin sisältö.
• Asiakassuhteet. Asiakkaan yhteyshenkilöiden nimet, tehtävät ja yhteystiedot sekä tilauksiin, sopimuksiin ja laskutukseen liittyvät tiedot.
• Käyttäjätilit. Nimi, sähköpostiosoite, salasanan tiiviste (ei itse salasanaa), rooli organisaatiossa ja kaksivaiheisen tunnistautumisen salattu avain.
• Kirjautumisloki. Aika, sähköpostiosoite, IP-osoite, selaimen tunniste ja se, onnistuiko kirjautuminen.
• Tapahtumaloki. Kuka teki muutoksen, mihin kohteeseen ja milloin.
• Palvelimen pääsyloki. IP-osoite, pyydetty osoite, ajankohta ja selaimen tunniste.
• Virheraportit. Virhetilanteen tekniset tiedot. Raporttiin ei liitetä IP-osoitetta, ja sähköpostiosoitteet siivotaan ennen lähetystä.
• Palvelun sisältö. Tiedot, jotka asiakasorganisaatio ja sen käyttäjät tallentavat palveluun. Ne on kuvattu kunkin palvelun omassa tietosuojaselosteessa, joka löytyy palvelun kirjautumissivulta.

Käyttötarkoitus ja oikeusperuste

• Palvelun tuottaminen asiakasorganisaatiolle: sopimus.
• Yhteydenottoihin vastaaminen, esittelyt ja tarjoukset: oikeutettu etu tai sopimuksen valmistelu pyynnöstäsi.
• Tietoturvan varmistaminen sekä väärinkäytösten havaitseminen ja selvittäminen (kirjautumis-, tapahtuma- ja pääsyloki): oikeutettu etu.
• Laskutus ja kirjanpito: lakisääteinen velvoite.

Emme käytä tietoja suoramarkkinointiin ilman suostumusta, emmekä tee automaattisia päätöksiä tai profilointia.

Alihankkijat

Luettelo päivitetään, kun alihankkijat muuttuvat. Tietoja ei luovuteta kolmansille markkinointiin. Viranomaisille tietoja luovutetaan vain, jos laki sitä edellyttää.

Tietojen sijainti

Palveluiden tietokannat ovat Suomessa UpCloudin konesalissa Helsingissä. Sähköposti käsitellään Google Workspacessa ja virheraportit Sentryssä EU- ja ETA-alueella. Kertakirjautumisen yhteydessä tietoja voi siirtyä Yhdysvaltoihin EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella.

Säilytysajat

• Yhteydenotot: enintään 24 kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta, ellei yhteydenotosta synny asiakassuhdetta.
• Palveluun tallennetut tiedot: asiakassuhteen ajan. Sopimuksen päätyttyä tiedot poistetaan 90 päivän kuluessa, ja ne säilyvät varmuuskopioissa vielä enintään 30 vuorokautta.
• Kirjautumisloki: 12 kuukautta.
• Tapahtumaloki: 24 kuukautta, ellei palvelun omassa selosteessa toisin sanota.
• Palvelimen pääsyloki: enintään 14 vuorokautta.
• Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Evästeet

Tämä sivusto ei käytä evästeitä, kävijäseurantaa eikä analytiikkaa, eikä se lataa sisältöä kolmansilta osapuolilta. Palvelumme käyttävät vain kirjautumiseen tarvittavia evästeitä: istuntoevästettä ja lomakkeiden suojausta. Istunto päättyy 10 tunnin käyttämättömyyden jälkeen.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja pyytää virheellisen tiedon oikaisemista, tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja saada itse antamasi tiedot siirrettävässä muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen.

Jos tietosi ovat asiakasorganisaation palveluun tallentamia, pyynnön käsittelee ensisijaisesti kyseinen organisaatio. Muut pyynnöt voi lähettää osoitteeseen tietosuoja@it-elmeri.fi, ja vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Tietoturvaloukkaukset

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta. Rekisteröidyille ja asiakasorganisaatiolle ilmoitetaan viipymättä, jos loukkauksesta aiheutuu heille korkea riski. Suojaustoimet on kuvattu tietoturvasivulla.

Selosteen muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla.